ファイルにデータを保有するに際しては、どの時点でデータが作成され保有されるのかを決めねばならない。（該当原票入力時、或いは他の原始データ入力時に関連データとして生成する等)
又、それら既に作成されたデータが、どの時点で修正され、削除され、生成されるのかも明確にする。
マスターファイルには単に1年度分のデータを保有するだけでは済まない場合がある。例えば任意の月から遡って過去1年分の数値を必要とする場合は、2年分のデータが必要になる。
（イ）１ファイルを加工して他のファイルを作り出す場合は、元のファイルの修正結果を、他のファイルへも反映させる方法を検討する必要が生ずる。（集計結果のみを１レコードとして、集約化したファイルを作ったばあい処理時間の短縮を図れる。しかし、明細データの修正が発生した場合は、赤黒データとして明細の入力データと一緒に新規に入力しないかぎりは、集計結果レコード自体を加減算しなければならなくなる。）叉、このような赤黒の明細データが他ファイルへも反映されるデータの流れになっている必要がある。
（ロ）個々のレコード単位に前月分データへ遡っても修正可能にしておく方が柔軟性があるシステムを構築出来る。
３）ファイル保有項目の検討 (1)レコ−ド識別キ−を検討する。キ−項目の採番体系も説明しておく。
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(2)レコ−ド種類やデ−タ種類を区分する分類項目の項目内容（項目レコ−ド関連表に明記）
（キイ区分項目の内容は一つに絞り他の分離できる内容とは混在させないこと。例 新規異動解約区分と新規継続区分は別項目にする。一つにしてしまうと処理区分毎に双方の関連を注意する必要が出てしまう。）
(3)項目名称、項目桁数、項目ID名称、項目タイプ、項目属性、項目コ−ドの一覧表を作成する。
(4)特別の意味を持つコードは注記する。
４) 変数項目の検討 (1)主たる変数の使用目的
５)主要ファイル一覧・ファイル名称（略称も付記（ex. T（トランザクションファイル） M(マスタ−ファイル）して同一項目名称がある場合は略称でユニ−ク化する。）
・ファイル作成目的
・ファイル生成手段（画面入力、自動生成（他ファイル、テ−ブルからの引き込み、計算加工）、ホストデ−タ等）
・処理サイクル
・作成元
・レコ−ド数
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